Колонки Оксана Ферчук
  1776  0

Как электронные бизнес-процессы помогают бороться с коррупцией на всех уровнях

Уже более десяти лет действуют законы, которые позволяют компаниям вести электронный документооборот вместо бумажного. Однако, повсеместное внедрение цифровых бизнес-процессов в Украине активно начинается только сейчас — с появлением простых, дешевых и удобных сервисов электронного обмена документами.

Фото: pixabay.com

Почему стоит внедрять цифровые бизнес-процессы незамедлительно? Каким образом электронные документы обезопасят бизнес от действий недобросовестных сотрудников и помогут в борьбе с коррупцией?

Основная задача сервиса обмена электронными документами - помочь бизнесу перейти от устаревшей системы обмена документами к современным технологиям: увеличить скорость, повысить надежность и снизить затраты.

Но есть еще как минимум три проблемы бизнеса, с которыми поможет успешно бороться электронный документооборот — недобросовестные сотрудники, нечестные партнеры и коррумпированные чиновники. Но обо всем по-порядку.

Первая проблема, которую принято замалчивать, это коррупция на самом предприятии. Бумажные бизнес процессы в украинских бизнесах предполагают ежедневное подписание тысяч бумажек, которые никто не в силах проверить или сопоставить. Не секрет, что многие бухгалтеры меняют, правят и подгоняют документы задним числом.

Считается, что эти манипуляции "помогают" предприятию. На самом деле ни один собственник или руководитель предприятия не в силах уследить за этими ручными процессами. Ему остается только надеяться на сознательность или лояльность команды. А это огромное поле для действий недобросовестных сотрудников, а также конкурентов, "промотивировавших" ваших сотрудников.

Весь цивилизованный мир работает без корректировок задним числом, регистрируя все действия сотрудников в виде электронных записей. Нам еще предстоит перейти на эти стандарты.

Вторая, довольно распространенная беда, — нечистые на руку партнеры, которые могут оспорить факт оказания услуги или поставки товара на основании отсутствующего акта выполненных работ или документа подтверждающего прием поставки.

Все, что для этого нужно — изъять из вашего архива соответствующие документы. Практика подкупа сотрудника, который эти документы уничтожит, к сожалению существует. И такие кейсы с большими суммами далеко не редкость.

При переходе на цифровой документооборот 100% действий ваших сотрудников с документами фиксируется. Благодаря логину и паролю, вы знаете, кто заходил в систему, видите дату, время, действия, которые были совершены. Буквально это означает, что любые изменения, которые происходят с вашими первичными документами, будут надежно зафиксированы, что — по опыту — сразу "отрезвляет" злоумышленников. А в случае совершения противоправных действий — даст материал и основания для расследования.

Исчезнут комментарии и недобросовестных контрагентов "а ваши акты еще не пришли", "документы потерялись — пришлите еще раз", "нет актов — нет оплаты..."

И, наконец, третья глобальная проблема – это коррупция при взаимодействии бизнеса и проверяющих органов. Как сегодня проходит проверка, например фискальной службы?

Возьмем для примера документальную выездную проверку. Чиновники приезжают на предприятие, у них есть ограниченный период времени для проведения проверки, они запрашивают необходимые им документы. Эти документы в физическом виде им выгружают, они садятся и проверяют стопки бумаг вручную. Самый распространенный случай – это как раз не найденный документ, например акт выполненных работ.

"Вот, я вижу, у вас в расходах есть такие услуги, покажите мне подтверждающие документы". Если у предприятия много документов, большое количество транзакций и нет хорошо организованного бумажного хранилища, найти документ в нужный момент иногда невозможно.

И начинается игра на нервах: "Если у вас нет подписанного документа (акта, договора), мы снимаем сумму с расходов, начисляем дополнительные налоговые обязательства, и, как результат, выставляем штраф и пеню".

Если же ваши электронные документы, подписанные электронно-цифровой подписью, хранятся в электронном архиве, то поиск любого документа занимает несколько секунд. В этом случае документы в системе однозначно есть, они соответствуют налоговому реестру и риски начисления штрафов из-за ненайденных или уничтоженных документов исчезают.

Массовое использование электронных документов рано или поздно увеличит долю документальных невыездных электронных проверок (без выезда на предприятие, согласно статье 75 Налогового Кодекса). В ходе таких проверок будут проверяться электронные документы (а не тысячи бумажек), предоставленные электронным методом или на электронном носителе, с помощью специального программного обеспечения.

Минимальное присутствие человека в процессе снимет так называемый "человеческий фактор" и сделает результаты проверок однозначными. Нет "человеческого фактора" - нет коррупции.

Внедрение электронных документов в нашу повседневную жизнь уже не вызывает сомнений. Так что начинаем перемены с себя, предлагаем меняться бизнесу, и вместе изменим страну.

 
 
 вверх